- En España el 99% del tejido empresarial son pymes, mientras que de ellas el 50% están formadas por una sola persona. Esto hace que, en ocasiones, a la hora de afrontar compras para la compañía, sus responsables sigan optando por un planteamiento de consumo personal, obviando la visión a medio-largo plazo o la optimización de la inversión. Algo que afecta especialmente a los equipos informáticos.
Desde El Corte Inglés División Empresas se han editado una serie de consejos de ahorro y eficiencia para pequeños emprendedores y pymes que estén en proceso de digitalización, renovación tecnológica o ampliación de negocio:
- Personalización. Es el factor más importante. Elegir la configuración más adecuada en función de un análisis pormenorizado de las necesidades de la empresa, y de cada perfil de empleado, puede ahorrar mucho dinero. Acertar significa tanto desechar equipos con prestaciones por encima de las necesarias, como evitar lastrar la productividad de tu personal con otros no aptos por falta de prestaciones. Estar a la última no significa ser más eficientes, pero desconocer las ampliaciones complementarias puede llevarte a tener un equipo obsoleto.
- Durabilidad. Los equipos informáticos no siempre están localizados en un entorno aséptico o estático, sino que forman parte de las rutinas de nuestros trabajadores en situaciones adversas por climatología, partículas en suspensión, riesgo de golpes, etc. Además de un buen seguro, una inversión muy rentable en muchas ocasiones, es preciso fijarse en la capacidad de los equipos para responder a situaciones a las que no están acostumbrados fuera del entorno de consumo particular. A veces incluso el “EPI” más apropiado es un complemento en forma de bolsa acolchada, fundas rígidas, protectores de teclado o pantalla, teclados impermeabilizados, etc.
- Equipos “on the road”. Internet nos ha traído la posibilidad de trabajar desde cualquier lugar, por lo que a la hora de elegir un equipo debemos contemplar ese escenario de movilidad para elegir el tamaño y autonomía de nuestros equipos.
- BYOD (Bring Your Own Device). La palabra de moda entre los profesionales. Hace alusión a la capacidad de gestionar en un mismo dispositivo (ordenador, móvil, Tablet, etc) todas las actividades del empleado, tanto personales como profesionales. Rompe las barreras entre lo particular y la esfera de la empresa, pero exige asesoramiento en términos de software para proteger la privacidad, la seguridad de los datos y sobre todo, la productividad.
- No sólo es el equipo, también el software. A la hora de adquirir equipos informáticos pensamos que compramos hardware, pero el aspecto que va a salvar a los empresarios y empresarias es el software. Una configuración profesional, con actualizaciones permanentes y servicio de atención al cliente ayuda a ahorrar muchas horas e incrementar la productividad. Recuerda: el ordenador sólo hace lo que se le dice.
- Periféricos, los grandes aliados, o no. Entre ellos la reina es la impresora, y de nuevo es capital elegir la que más se adapta a las verdaderas necesidades de la empresa en términos de intensidad de uso, aplicación de color, conectividad con equipos, coste de recambios y multifuncionalidad. Otros periféricos como proyectores (portátiles o fijos), teclados, monitores complementarios o discos duros de back up, forman la “configuración integral” de la oficina de la pyme.
- Comunicaciones inteligentes. Como se ha comentado, en un entorno multidispositivo y móvil es preciso pensar bien qué teléfonos, fijos o móviles, hay que adquirir. Situaciones como conferencias a tres, oficinas itinerantes o ergonomía (siempre hacemos dos cosas a la vez cuando hablamos por teléfono) son algunos de los puntos a analizar.
- Protege tu tensión. Nos pueden salvar de algún susto en más de una ocasión elementos básicos comounos sencillos protectores de corriente para los enchufes, que evitan subidas o bajadas de tensión. Además ahorran energía, pues facilitan desconectar completamente todos los aparatos de la línea con sólo pulsar un botón. De este modo se consiguen evitar los consumos fantasma. Por otro lado, disponer de un SAI (Sistema de Alimentación Ininterrumpida) es el mejor salvavidas en el caso de cortes accidentales de corriente.
Y…recuerda que siempre puede salir algo mal. Para una pyme, pensar en servidores suele estar fuera de su ámbito más cercano. Aun así, disponer de estos equipos es una inversión que permite mantener a salvo los archivos más importantes que se posean, además de las copias de seguridad en la nube, que son cada día más habituales.
En general, el responsable de compras debe saber ante todo cuáles van a ser las necesidades de su oficina para poder proponer unas adquisiciones acordes con las mismas. La optimización de presupuestos siempre es vital, pero si estamos hablando de empresas muy pequeñas aún con más razón.
