Las 7 claves de una reunión efectiva

Por Javier Carril, Socio Director de Execoach.

Las reuniones son percibidas mayoritariamente como una fuente de improductividad y pérdida de tiempo en las empresas, según el testimonio directo que he ido recogiendo en los últimos años por parte de cientos de profesionales de empresas de sectores muy diversos.

Hay muchos elementos que motivan esta nefasta percepción sobre las reuniones, como la impuntualidad, la falta de objetivos claros, las discusiones estériles provocadas por los egos encontrados o las presentaciones aburridas de Power Point.

Sin duda, las reuniones inefectivas suponen un grave problema para la innovación y la productividad de dichas empresas, por no hablar del coste en términos monetarios. ¿Cuánto cuesta la hora de diez directivos que están desperdiciando su tiempo y energía en una reunión improductiva?

<< Las reuniones inefectivas suponen un grave problema para la innovación y la productividad>>

Reuniones

Sin embargo, lo chocante es que las reuniones son una de las más poderosas herramientas que existen en el mundo empresarial, a través de las cuales se puede acelerar la consecución de los objetivos, aumentar el rendimiento, motivar a los empleados, generar cohesión de equipo y fomentar la creatividad.

<< La reuniones son una de las más poderosas herramientas…para motivar, generar cohesión del equipo y fomentar la creatividad…>>

Para que eso suceda, el director general debe ser el primero que se implique en abordar la mejora de la metodología y reglas de las reuniones de su organización. Si él no da ejemplo y no impulsa este cambio cultural, todo seguirá igual.

REGLAS DE LAS REUNIONES DE ALTO RENDIMIENTO

A continuación detallo 7 reglas básicas de lo que llamo una Reunión de Alto Rendimiento. Después de años observando reuniones reales y dando feedback para mejorar la eficiencia, puedo decir que estas reglas, aunque de sentido común, no son de práctica común en el mundo empresarial:

  1. Todos los miembros del equipo deben ser proactivos y asumir la responsabilidad compartida de la efectividad de la reunión. No es sólo una labor del responsable del equipo.
  1. Se deben marcar objetivos concretos, con tiempos asignados para cada objetivo, de forma realista para el tiempo de la reunión.
  1. Se debe tomar una decisión de cada tema u objetivo marcado, con fecha límite de ejecución y responsable.
  1. Todos los miembros del equipo deben escuchar y participar de forma equilibrada con sus opiniones e ideas, evitando que una o dos personas, incluyendo al jefe del equipo, monopolicen la reunión.
  1. Puntualidad absoluta en cuanto a la hora de comienzo y hora de finalización de la reunión (un miembro del equipo se debe encargar de controlar el tiempo).

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